Privacyverklaring

1. Wie is verantwoordelijk?

• Fixentra v.o.f., gevestigd aan de Laakweg 62A te Nijkerkerveen en ingeschreven bij de Kamer van Koophandel onder nummer 98849212, is verwerkingsverantwoordelijke voor de verwerking van persoonsgegevens zoals beschreven in deze privacyverklaring.

• Vragen over privacy of verzoeken rondom persoonsgegevens kunnen worden ingediend via info@fixentra.nl of telefonisch via 088 254 33 00.

• Fixentra heeft geen functionaris gegevensbescherming; gezien de aard en omvang van de verwerkingen is dit wettelijk niet vereist.

2. Welke persoonsgegevens worden verwerkt?

• Fixentra verwerkt persoonsgegevens omdat diensten worden afgenomen en/of omdat deze gegevens door u worden verstrekt. Het kan daarbij gaan om:

• Voor- en achternaam

• Adresgegevens van woningen of panden

• Telefoonnummer

• E-mailadres

• IP-adres

• Gegevens over uw woning of pand (zoals daktype, meterkast en technische installaties)

• Foto’s van projecten (uitsluitend na toestemming)

• Betaal- en factuurgegevens

• Overige persoonsgegevens die u actief verstrekt, bijvoorbeeld via e-mail, telefoon, WhatsApp of bij het plannen van een adviesgesprek

• U bent niet wettelijk verplicht persoonsgegevens te verstrekken. Zonder contact- en adresgegevens kunnen wij echter geen offerte opstellen of werkzaamheden uitvoeren.

3. Voor welke doeleinden?

• Fixentra verwerkt persoonsgegevens voor de volgende doeleinden:

• Contact opnemen naar aanleiding van een aanvraag of adviesgesprek

• Het opstellen, toezenden en toelichten van offertes

• Het uitvoeren van installatie- en verduurzamingswerkzaamheden

• Projectplanning, werkvoorbereiding en uitvoering

• Facturatie en verwerking van betalingen

• Administratie en boekhouding

• Nakoming van wettelijke verplichtingen

• Marketingdoeleinden (zoals nieuwsbrieven en online advertenties), uitsluitend na toestemming

• Analyse en verbetering van website en dienstverlening

4. Op basis van welke grondslagen?

• Persoonsgegevens worden verwerkt op basis van één of meer van de volgende grondslagen uit de AVG:

• Uitvoering van een overeenkomst

• Wettelijke verplichting

• Gerechtvaardigd belang (zoals bedrijfsvoering, kwaliteitsverbetering en klantrelatie)

• Toestemming (bijvoorbeeld voor marketing en het gebruik van projectfoto’s)

5. Bewaartermijnen

• Fixentra bewaart persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor de doeleinden waarvoor deze zijn verzameld of zolang dit wettelijk verplicht is. De volgende termijnen worden gehanteerd:

• Offerte- en aanvraaggegevens: maximaal 2 jaar
• Klant- en factuurgegevens: 7 jaar (fiscale bewaarplicht)
• Marketing- en nieuwsbriefgegevens: tot uitschrijving of intrekking van toestemming
• Projectfoto’s: zolang toestemming geldt of zolang deze relevant zijn voor communicatie- en marketingdoeleinden

6. Delen van persoonsgegevens met derden

• Fixentra verkoopt persoonsgegevens nooit aan derden en verstrekt deze uitsluitend wanneer dit noodzakelijk is voor de uitvoering van de dienstverlening of om te voldoen aan wettelijke verplichtingen. Dit kan onder andere betrekking hebben op:

• Boekhoud- en administratiesoftware: SnelStart
• Betaaldienstverlener: Mollie (voor iDEAL-betalingen)
• Hosting- en IT-dienstverleners
• Fabrikanten en leveranciers, voor zover nodig voor garantie- of productregistratie
• Marketing- en analyseplatformen (zoals Google en Meta), uitsluitend volgens ingestelde voorkeuren/toestemming

• Meta (Facebook en Instagram), als je daar bij een aanvraag zelf toestemming voor geeft met het vinkje in het formulier: wij geven dan aan Meta door dat je aanvraag via een advertentie binnenkwam. Daarvoor sturen we je e-mailadres, telefoonnummer, naam, postcode en woonplaats in versleutelde (gehashte) vorm mee, en de klikcode van de advertentie als die er is. Meta gebruikt dit alleen om te meten welke advertenties werken. Zet je het vinkje niet aan, dan gebeurt dit niet. Je kunt je toestemming altijd intrekken via info@fixentra.nl.

• Met verwerkers worden passende afspraken gemaakt (zoals verwerkersovereenkomsten) om persoonsgegevens adequaat te beschermen.

• Sommige partijen (zoals Google en Meta) kunnen gegevens verwerken buiten de Europese Economische Ruimte. In dat geval gebeurt dit uitsluitend met passende waarborgen, zoals een adequaatheidsbesluit (waaronder het EU-VS Data Privacy Framework) of EU-standaardcontractbepalingen.

7. Cookies en tracking

• Fixentra maakt gebruik van cookies en vergelijkbare technieken om de website goed te laten functioneren en het gebruik te analyseren.

• De website kan gebruikmaken van:

• Functionele cookies (noodzakelijk voor een goed werkende website)

• Analytische cookies (bijvoorbeeld voor statistieken en verbetering van de website)

• Marketingcookies (bijvoorbeeld voor Google Ads en Facebook/Instagram), uitsluitend na toestemming

• Bij het eerste bezoek wordt informatie gegeven over cookies en wordt (waar vereist) toestemming gevraagd voor het plaatsen van niet-functionele cookies. Zie ook de cookieverklaring.

8. Beveiliging van persoonsgegevens

• Fixentra neemt passende technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te beveiligen tegen verlies, misbruik, onbevoegde toegang of openbaarmaking. Hieronder vallen onder meer beveiligde verbindingen (SSL), toegangsbeheer en het actueel houden van systemen.

9. Rechten van betrokkenen

• U heeft, binnen de grenzen van de AVG, het recht om:

• Inzage te krijgen in uw persoonsgegevens

• Gegevens te laten corrigeren (rectificatie)

• Gegevens te laten verwijderen

• De verwerking te laten beperken

• Uw gegevens in een gangbaar formaat te ontvangen of over te laten dragen (dataportabiliteit)

• Bezwaar te maken tegen verwerking, waaronder tegen direct marketing

• Toestemming op ieder moment in te trekken (voor zover verwerking op toestemming is gebaseerd)

• Een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens

• Verzoeken kunnen worden ingediend via info@fixentra.nl. Wij reageren binnen uiterlijk één maand. Om zeker te weten dat een verzoek door u is gedaan, kunnen wij vragen om aanvullende verificatie.

10. Geautomatiseerde besluitvorming

• Fixentra maakt geen gebruik van geautomatiseerde besluitvorming of profilering met rechtsgevolgen voor betrokkenen. Onze online keuzehulpen en scans geven uitsluitend een vrijblijvend advies; een medewerker beoordeelt iedere aanvraag persoonlijk.

11. Projectfoto’s en referenties

• Fixentra kan foto’s maken van uitgevoerde projecten. Foto’s worden uitsluitend gebruikt op de website en/of social media wanneer hiervoor vooraf toestemming is gegeven. Toestemming kan op ieder moment worden ingetrokken.

12. Wijzigingen in deze privacyverklaring

• Fixentra kan deze privacyverklaring wijzigen, bijvoorbeeld bij wijzigingen in dienstverlening of wet- en regelgeving. De meest actuele versie is altijd te vinden op fixentra.nl/privacyverklaring-fixentra.